Beschreibung der Leistungsmerkmale

ConfTool ist ein stabiles und technisch ausgereiftes Event-Management-System, das die Organisatoren einer Veranstaltung bei vielen administrativen Aufgaben unterstützen kann:

Allgemein
 

  • Einfache Handhabung
  • Läuft auf Servern der ConfTool GmbH 
  • Grafische Anpassung an Veranstaltungs-Website 
  • Mehrsprachiges Interface
    möglich 
  • Kompatibilität mit allen grafischen Browsern
  • Umfangreiche Sicherheitsmerkmale 
  • Zugangsverwaltung auf Basis von Benutzerrollen
  • Datenimport  und -export
  • Technischer Support 
  • Gesicherter Zugriff über https 
  • Regelmäßige, automatische Backups 
 

Beitragseinreichung und Begutachtung

  • Einreichungsprozess flexibel anpassbar 
  • Datei-Upload beliebiger Formate
  • Einladungsfunktion für Autoren und Gutachter 
  • Bieterfunktion für Gutachter 
  • Begutachtungsformulare anpassbar 
  • Offene Gutachten oder (Doppel-) Blindgutachten
  • Online Forum für das Programmkomitee 
  • Option für mehrere Tracks 
  • Einfache Planung des Konferenzprogramms 
  • Datenexport zur vereinfachten Zusammenstellung des Konferenzbandes
 

Teilnehmeranmeldung und -verwaltung

  • Vollständige Onlineregistrierung
  • Einrichtung von Zeitrabatten, Teilnehmergruppen etc.
  • Teilnehmercodes für ermäßigte Preise 
  • Registrierungsformular flexibel anpassbar
  • Automatische
    Rechnungslegung 
  • Zahlreiche
    Zahlungsmöglichkeiten 
  • Zahlungsmodule für über 25 Kreditkarten-Gateways
    verfügbar 
  • Zahlungsmöglichkeit per PayPal integriert 
  • Verwaltung der
    Zahlungseingänge  
  • Einladung von Teilnehmern 
  • Versenden von Serien-E-Mails 
  • Mobiler Konferenz-Assistent Conference4me 
 

Vollständige Liste der Leistungsmerkmale

ConfTool bietet Ihnen eine Vielzahl an Leistungsmerkmalen und Optionen.
Sie können sich für jede der Kategorien einzeln einen Überblick verschaffen, wie VSIS ConfTool und ConfTool Pro Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung unterstützen können.
Für Details der Leistungsmerkmale in den jeweiligen Kategorien klicken Sie bitte auf eine Box.
 

Allgemeine Funktionen

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Zugriff über BenutzerkontenxxJeder ConfTool-Nutzer greift auf das System über ein persönliches Benutzerkonto zu.
Benutzerkonten beschränken den Systemzugang.
Zugangskontrolle über BenutzerrollenxxOptionen und Rechte sind an die Benutzerrolle, wie z.B. "Autor", "Gutachter", "Konferenzvorsitzender/Chair" oder "Administrator", gebunden. Einige Benutzerrollen werden durch die Aktionen der Nutzer selbst bestimmt (z.B. "Autor"), andere werden durch Administratoren zugewiesen (z.B. "Gutachter").
Jeder Nutzer kann mehrere unterschiedliche Rollen haben und dabei dasselbe Konto für alle Aufgaben innerhalb einer Konferenz verwenden, d.h. es sind keine Kontenwechsel notwendig.
Weitere BenutzerrollenxIn der Pro-Version stehen weitere Benutzerrollen, wie z.B. "Konferenz-Assistent", "Konferenz-Vorsitzender", "Track Chair", "Sitzungs-Moderator", "Diskutant", "Meta-Gutachter" usw. zur Auswahl.
Benutzerlisten und -auswertungenxxÜbersichtslisten aller Benutzer, die mittels verschiedener Such- und Filterfunktionen bearbeitet werden können.
Definition der ZugriffsrechtexFestlegung der Zugriffsrechte für Benutzerrollen, z.B. "Chair" / "Konferenz-Chair" (Zugriff auf Serien-E-Mail-Funktionen, Benutzerverwaltung, Planung des Tagungsprogramms und Teilnehmerlisten etc.) und die "Frontdesk"-Mitarbeiter (Zugriff auf Einreichungen und Optionen zur Preis- sowie Zahlungsverwaltung etc.).
BenutzerregistrierungxxBenutzer registrieren sich selbst mit persönlichen Daten, Benutzernamen und Passwort.
Bestätigungs-E-MailsxxJeder Benutzer erhält nach erfolgreicher Konteneinrichtung eine Bestätigungs-E-Mail.
Konfiguration der Registrierungsseite für BenutzerxStandardfelder (Name, Adresse etc.) können angepasst werden und eine beliebige Anzahl neuer Felder und Optionen lässt sich hinzufügen.
Konten für potentielle TeilnehmerxRegistrierungsoption für Interessenten / potentielle Teilnehmer, mit der Möglichkeit, diese später per E-Mail zu kontaktieren.
PasswortsicherheitxxAutomatische Ablehnung von zu kurzen, zu einfachen oder zu leicht zu erratenden Passwörtern.
PasswortverschlüsselungxxVerschlüsselung aller persönlichen Passwörter in der Datenbank.
Die Möglichkeit einer automatischen Passwortgenerierung vereinfacht die Einrichtung neuer Konten für administrative Benutzer.
E-Mail-ÜberprüfungxxÜberprüfung der Gültigkeit von E-Mail-Adressen durch DNS-Anfragen.
E-Mail-ValidierungxBenutzer können ihre E-Mail-Adressen durch Bestätigungs-E-Mails validieren.
Suchfunktion für doppelte BenutzereinträgexAnzeigemöglichkeit von Benutzern, die mehrere Konten eingerichtet haben.
Vermeidung der Einrichtung doppelter Benutzerkonten durch Abgleich von E-Mail-Adressen und Namen.
Benutzer-LogxConfTool Pro protokolliert die meisten Benutzeraktionen und Systemnachrichten.
Administrative Benutzer können diese Aktionen im Systemprotokoll einsehen.

Allgemeine Funktionen für den Einreichungsprozess

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Online-EinreichungenxxAutoren können ihre Beiträge online einreichen und bearbeiten.
Übersicht über alle EinreichungenxxKonferenzvorsitzende (Chairs) und Administratoren haben jederzeit online Zugriff auf alle eingereichten Beiträge.
Filterfunktion für ÜbersichtslistenxxFiltern der Einreichungen nach verschiedenen Kriterien (Beitragstyp, Track, Themen, Annahmestatus).
Die Pro-Version bietet erheblich mehr Filteroptionen als die Standard-Version.
Suchfunktion für ListenxDurchsuchen der Beitragsliste nach Autor, Titel, Beitrags-ID etc.
Automatische E-Mail-BestätigungxxAutoren und Co-Autoren erhalten Bestätigungs-E-Mails für jede neue Einreichung, jede neue hochgeladene Datei und jedes Update der Einreichung.
Grundlegende ExportfunktionenxxExport aller Einreichungen im CSV-Dateiformat.
Erweiterte ExportfunktionenxExport aller Einreichungen in den Dateiformaten MS Excel, XML und CSV.
Export der Kurzbeiträge (Abstracts) direkt nach MS Word möglich.
Export aller Autorendetails, des Autorenindexes sowie aller Begutachtungsergebnisse.
Vorgaben für BeitragseinreichungenxFestlegung der maximalen Anzahl an Einreichungen pro Benutzer.
Teilnehmerregistrierung als mögliche Voraussetzung für die Einreichung von Beiträgen.

Optionen für den Einreichungsprozess: Hochladen von Dateien

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Upload von DateienxxAutoren können während der Beitragseinreichung Dateien hochladen.
Überprüfung DateiformatxxAlle bekannten Dateiformate können hochgeladen werden. Die Organisatoren bestimmen die Formate vorab, und das System überprüft das Format auf Grundlage der Dateierweiterung.
Erweiterte Überprüfung DateiformatxPDF-Dateien: Die hochgeladenen Dateien können auf Integrität und Seitenzahl hin überprüft werden.
Bilddateien: Bei GIF, PNG und JPG wird das Dateiformat überprüft. Optional: Überprüfung der Mindest- und Maximalgröße des Bildes.
Max. Dateigröße pro Upload10MB, abhängig von Server-Konfiguration2MB - 90MBMaximalgröße für hochgeladene Dateien beträgt in der Pro-Version als Vorgabe 10MB.
Eine Erhöhung auf bis zu 90MB ist problemlos möglich.
Anzahl an Uploads10-3ConfTool Pro: Die Anzahl der Uploads pro Einreichung kann für jeden Beitragstyp / Track separat definiert werden.
(0-3 Uploads pro Einreichung. Für Dateien können jeweils unterschiedliche Formate zugelassen werden.)
Einreichungs-DeadlinexxAutomatische Fristenüberwachung: Nach Ablauf einer Frist wird die dazugehörige Funktion automatisch deaktiviert.
Unterschiedliche Phasen und Termine je BeitragstypxVerschiedene Beitragstypen / Tracks können jeweils unterschiedliche Fristen haben.
Weitere Optionen für Phasen und TerminexZuweisung von separaten Fristen für die Bearbeitung des Kurzbeitrages (Abstract), den Datei-Upload und Upload der Endfassung möglich.
Hochladen der EndfassungenxxFunktion für das Hochladen der Endfassungen ("Camera-ready Copy") aller angenommenen Beiträge.
Optionen für das Hochladen der EndfassungenxBis zu 3 Datei-Uploads pro Beitrag.
Automatische Dateinamenerzeugung(x)xIn beiden ConfTool-Versionen: automatische Anonymisierung der Dateinamen vor Weiterleitung an die Gutachter.
Pro-Version: Für den Datei-Export können die Dateinamen auf Grundlage von auswählbaren Mustern generiert werden.

Optionen für den Einreichungsprozess: Beitragseinreichungsformular

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
StandardfelderxxFelder für Beitragstitel, Autorennamen sowie E-Mail-Adressen.
Anpassungsoptionen für das EinreichungsformularxViele Parameter des Einreichungsformulares sind frei modifizierbar.
Angabe von Co-Autoren mit E-Mail-Adresse und OrganisationxSeparate Felder für die Organisationen und E-Mail-Anschriften aller Autoren und Co-Autoren (optional).
Vortragender AutorxEin oder mehrere vortragende Autoren können aus einer Autorenliste ausgewählt werden.
Organisationszugehörigkeiten der AutorenxxEingabefeld für die Organisationen jedes Autoren eines Beitrages.
Eingabefeld für Abstracts / Zusammenfassungennur TextfeldxEinfaches Texteingabefeld oder Text-Editor zur Eingabe des Abstracts / der Zusammenfassung.
Festlegung der maximalen Textlänge von Abstracts / ZusammenfassungenxEinstellbare Zählfunktion für eine Beschränkung der Wörter oder Zeichenanzahl für das Eingabeformular der Abstracts / Zusammenfassungen.
Festlegung von ThemenxxFestlegung der Einreichungsthemen (Pro-Version: Die max. Themenanzahl kann für jeden Track / Beitragstyp separat definiert werden).
Festlegung von ThemengruppenxDefinition von Themengruppen, die eine Gliederung von Themen erlauben.
Die max. Anzahl an Themen, die innerhalb der Themengruppe auswählbar sind, kann jeweils separat definiert werden.
Eingabe von StichwörternxxStichwörter können z.B. nützlich für den Konferenzband sein.
DiskutantenxOrganisatoren können jedem Beitrag einen Diskutanten zuweisen.
Formatüberprüfung der BeitragstitelxAutomatische Prüfung bezüglich Groß- und Kleinschreibung sowie der Länge des Beitragstitels.
Formatüberprüfung der AutorennamenxMehrere Optionen für die Überprüfung von Autorennamen auf richtige Groß- und Kleinschreibung.
Kennzeichnung von studentischen BeiträgenxOption zur Kennzeichnung studentischer Beiträge.
Angabe der BibliografiexOption für die Eingabe der Bibliografie des Autors.
Einrichtung Extra-Option / TextfeldxHinzufügen eines Textfeldes und einer Checkbox für jeden Einreichungstyp / Track separat.
Verwaltung der BeitragstypenxxErstellung von verschiedenen Einreichungstypen, z.B. Full Paper, Poster oder Kurzbeiträge.
Unterstützung mehrerer TracksExtra -Modul benötigtEinrichtung von separaten Tracks, deren Vorsitzende (Chairs) nur Zugriff auf die Beiträge und Gutachten des eigenen Bereichs haben sollen (optionales Modul, mit Extra-Gebühren verbunden).
Drei Standardformate für Einreichungsformular:
- Standardeinreichungen Kurzbeiträge / Paper
- Beitragseinreichungen für Symposien
- Bewerbungen
xConfTool Pro bietet drei - an verschiedene Zwecke angepasste - Standardformulare zur Beitragseinreichung an. Zusätzlich zum Standardformular für Vollbeiträge, Poster und Kurzbeiträge, gibt es eine vereinfachte Eingabemaske für Bewerbungseinreichungen (z.B. für Preisverleihungen, Stipendien, Teilnahme an Sommerschulen etc.) sowie eine komplexere Eingabemaske für Einreichungen mit mehreren Einzelbeiträgen (Symposien, Forum- oder Round-Table-Veranstaltungen).
Kundenspezifische Einreichungsformulareauf AnfrageAuf Anfrage erstellen wir kunden- bzw. konferenzspezifische Einreichungsformulare. Formulare können pro Einreichungstyp / Track einzeln ausgewählt werden (es fallen zusätzliche Gebühren an).

Optionen für den Begutachtungsprozess

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Einladung von GutachternxEinladungsfunktionen für Gutachter
Import von GutachterdatenxImport der Liste aller Gutachter (entweder direkt als Benutzer oder als eingeladene Person).
Verteilung der Beiträge an Gutachter onlinexxAlle Beiträge werden online an die Gutachter weitergeleitet. Diese rufen die ihnen zugewiesenen Beiträge über den Web-Browser in ihrem persönlichen Benutzerkonto auf.
Manuelle Beitragszuweisung an GutachterxxEinfache Zuweisung von Beiträgen an Gutachter (und umgekehrt) erfolgt basierend auf
a) übereinstimmenden Themen von Gutachtern und Beiträgen,
b) den Geboten für bevorzugte Gutachten (ConfTool Pro) und
c) der Anzahl an Zuweisungen von Beiträgen pro Gutachter.
Automatische Beitragszuweisung an GutachterxFunktion für automatische Beitragszuweisung unter Berücksichtigung der Interessenkonflikte der Gutachter, Gebote auf bevorzugte Gutachten, bevorzugte Themen und die Anzahl an Zuweisungen von Beiträgen pro Gutachter.
Online-BegutachtungsformularexxFormular für Gutachten mit Optionen für die Eingabe verschiedener Begutachtungskriterien sowie mit Textfeldern für das Feedback an Autoren und für Kommentare an die Mitglieder des Programmkomitees.
GutachtenbearbeitungxxGutachter können Gutachten bis zum Ablauf der Begutachtungsfrist jederzeit bearbeiten.
Gutachtenentwürfe und -endversionenxGutachter können ihre Gutachten als Entwurf abspeichern oder (optional) auch "finalisieren", d.h., das Gutachten kann nach dem Abspeichern nicht mehr bearbeitet werden.
Peer-Review-Verfahren mit anonymen GutachternxxPeer-Review Verfahren, bei dem die Autorennamen den Gutachtern bekannt sind.
Peer-Review-Verfahren mit DoppelblindgutachtenxxPeer-Review Verfahren, bei dem die Autorennamen den Gutachtern verborgen bleiben.
Pro: Das System entfernt automatisch alle Hinweise auf die Identität der Autoren aus den Dateieigenschaften von PDF-Dateien.
Offener BegutachtungsprozessxDer offene Begutachtungsprozess gibt allen Benutzern die Möglichkeit, alle Beiträge einzusehen und zu bewerten.
Die Autorennamen können für die Gutachter sichtbar gemacht werden (und umgekehrt).
Zugriffsmöglichkeit für Gutachter auf weitere Gutachten desselben BeitragesxMöglichkeit für Gutachter alle weiteren Gutachten dieses Beitrages einzusehen. Dies kann optional auf die Personen eingeschränkt werden, die ihr eigenes Gutachten bereits abgegeben haben.
Meta- und Senior-GutachterxMeta- und Senior-Gutachter haben Zugriff auf die Namen und E-Mail-Adressen aller anderen Experten, die denselben Beitrag zugewiesen bekommen haben. Sie können diese an Fristen erinnern und Zusammenfassungen der Begutachtungsergebnisse verfassen.
Automatische Identifizierung von Interessenkonflikten bei der Beitragszuweisung an GutachterxErkennung von Interessenkonflikten aller Co-Autoren über E-Mail-Adresse, Domänen-Name und Organisation (optional).
Erwiderungen der Autoren an die GutachterxAutoren können in einem Textfeld Erwiderungen ("Rebuttal") an alle Gutachter formulieren.
Bewertung von GutachtenxAutoren können jedes Gutachten einzeln bewerten und kommentieren ("Review Ratings").
Diskussion im Online-ForumxMitglieder des Programmkomitees können im Online-Forum über einzelne Beiträge und Gutachtenergebnisse diskutieren und für oder gegen eine Annahme stimmen.
E-Mail-Funktionen im DiskussionsforumxGutachter (und Vorsitzende) erhalten automatisch eine Information über jede neue Nachricht bezüglich der für sie relevanten Beiträge.
GebotsphasexGutachter können auf ihre bevorzugten Beiträge bieten und Interessenkonflikte anmelden.
Auswahlmöglichkeit für Gutachter von thematischen PrioritätenxxAnzeige passender Beiträge für einzelne Gutachter, basierend auf den Angaben zu den bevorzugten Themen.
Konfigurierbare Anzahl an benötigten Gutachten pro Beitrag und GutachterxOrganisatoren und Gutachter können die maximal mögliche Anzahl an Zuweisungen für jeden Gutachter (bzw. sich selbst) festlegen.
Ablehnungsmöglichkeit von Beitragszuweisungen durch GutachterxGutachter können die Begutachtung einzelner Beiträge ablehnen (optional). Organisatoren können mögliche Ablehnungsgründe vorab definieren. Diese Option kann die Kommunikation zwischen Vorsitzenden und Gutachtern vereinfachen.
Drei Standardformulare für GutachtenxGeeignet für die meisten Konferenzen; diese können noch nach Ihren persönlichen Erfordernissen modifiziert und erweitert werden.
Festlegung der Anzahl an BegutachtungskriterienxDas Begutachtungsformular kann bis zu 16 Begutachtungskriterien enthalten.
Festlegung der Gewichtung der einzelnen BegutachtungskriterienxFür jedes Kriterium kann ein Gewichtungsfaktor zwischen 0-100% definiert werden, der zur endgültigen Berechnung des Gutachtenergebnisses verwendet wird.
Festlegung des Wertebereichs für die GesamtpunktzahlxZusätzlich zur Standardskala von 0-10 unterstützt das System weitere Wertebereiche, wie z.B. 1-5 oder 1-7.
Nominierung für "Best-Paper-Award"xGutachter können Beiträge für den "Best Paper Award" vorschlagen.
Veto gegen die AnnahmexBei wesentlichen Einwänden kann der Gutachter ein Veto gegen die Annahme eines Beitrag einlegen.
Kommentare (Textfeld) an die AutorenxGutachter können Kommentare zu einem Beitrag eingeben, die nach der Entscheidung über die Annahme den jeweiligen Autoren zugänglich gemacht werden.
Kommentare (Textfeld) an die Programmkomitee-MitgliederxGutachter können Kommentare zu einem Beitrag an das Programmkomitee verfassen.
Einbeziehen der persönlichen Vertrautheit des Gutachters mit dem Thema in die PunktebewertungxGutachter haben die Möglichkeit, die Vertrautheit mit den Themen des zu begutachtenden Beitrags anzugeben. Die Vertrautheit kann später in die Gesamtbeurteilung des Beitrages mit einfließen.
Rangfolge der BegutachtungenxxDie Liste der Begutachtungsergebnisse kann nach verschiedenen Kriterien angeordnet werden, z.B. Gesamtbewertung, Spanne zwischen bester und schlechtester Beurteilung und Anzahl an abgegebenen Gutachten.
Filter für GutachtenübersichtslistenxxEs stehen verschiedene Filteroptionen für die Liste der Begutachtungsergebnisse zur Verfügung.
Suchfunktionen für GutachtenübersichtslistenxListe der Gutachtenergebnisse kann nach Autoren, Titeln etc. durchsucht werden.
Optionen für das Anlegen von Annahmestatus(x)xEs stehen verschiedene Annahmestatus zur Auswahl. Die Pro-Version bietet die Möglichkeit, beliebig viele, frei modifizierbare Annahmestatus einzurichten, die auch Mitteilungen an die jeweiligen Autoren beinhalten.
Zuweisung der AnnahmestatusxxEinfache Vergabe eines Annahmestatus durch Administratoren oder Vorsitzende, basierend auf den Begutachtungsergebnissen.
Zuweisungsoptionen für verschiedene BenutzergruppenxIn der Pro-Version können die Vergaberechte der Annahmestatus abhängig von der jeweiligen Benutzerrolle (Track-Chair, Konferenzvorsitzender oder Administrator) separat definiert werden.

Unterstützung von mehreren Konferenz-Tracks (Extra-Modul mit zusätzlicher Gebühr)

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Zuweisung von Vorsitzenden (Chairs) zu einzelnen Teilbereichen einer Konferenz (Tracks)xZuweisung verschiedener, unabhängiger Chairs, die jeweils für einen Teilbereich einer Konferenz (Track) zuständig sind.
Zuweisung von Gutachtern und Programmkomiteemitgliedern zu einzelnen Teilbereichen einer Konferenz (Tracks)xBeschränkt den Zugang dieser Benutzergruppen auf deren jeweilige Teilbereiche der Konferenz (Tracks).
Zuweisung von Themen zu Teilbereichen einer Konferenz (Tracks)xJeder Teilbereich einer Konferenz (Track) kann verschiedene eigene Themen haben.
BeitragstypenxJeder Teilbereich einer Konferenz (Track) kann verschiedene eigene Beitragstypen (z.B. Paper- oder Posterbeiträge) haben.

Planung des Tagungsprogrammes

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Zuordnung von Präsentationen zu SitzungenxxDefiniere Sitzungen und weise jeden angenommenen Beitrag einer Sitzung zu.
In der Pro-Version besteht die Möglichkeit, ein Tagungsprogramm auf der Basis dieser Zuordnungen zu erstellen.
Erstellung des VeranstaltungsprogrammsxxBeinhaltet die Zuordnung von Zeitintervallen sowie Tagungsräumen für jede Sitzung.
Darstellung der Agenda als Tabellen- oder ListenansichtxEs gibt verschiedene Einstellungsoptionen für die Darstellung des Tagungsprogrammes, frei wählbar sowohl für Organisatoren als auch für normale Benutzer.
Anzeige der Kurzbeiträge (Abstracts)xxZusammenfassungen / Abstracts können wahlweise im Veranstaltungsprogramm angezeigt oder ausgeblendet werden.
Download-Möglichkeit von BeiträgenxxHochgeladene Beiträge können im Veranstaltungsprogramm als Download angeboten werden.
Öffentlicher Zugriff auf VeranstaltungsprogrammxDas Veranstaltungsprogramm kann öffentlich im Netz zugänglich gemacht werden.
Zugriffsbeschränkung: Tagungsprogramm nur für Teilnehmer sichtbarxEine Zugriffsbeschränkung auf das Veranstaltungsprogramm nur für angemeldete Teilnehmer ist möglich.
Zuordnung von Diskutanten zu einzelnen SitzungenxDiskutanten können Sitzungen (mit mehreren Vorträgen) zugewiesen werden.
Analyse der Termine von Vortragenden, Moderatoren, Diskutanten und ChairsxFunktion zur automatischen Überprüfung auf Terminkonflikte einzelner Personen.
Exportfunktion für das VeranstaltungsprogrammxConfTool Pro bietet verschiedene Export- und Druckoptionen für die Daten des Veranstaltungsprogrammes. Es stellt aber keinen Ersatz für ein professionelles Layout-Programm zur Herstellung eines Konferenzflyers dar.
Anzeige der E-Mail-Anschriften von Autoren und Chairs im TagungsprogrammxDie E-Mail-Anschriften der Autoren können den Sitzungsvorsitzenden, Teilnehmern oder auch öffentlich angezeigt werden.
Anzeige der Organisationen / Mitgliedschaft von Autoren und ChairsxDie Organisationszugehörigkeit von Autoren und/oder Vorsitzenden kann - falls benötigt - ebenfalls angezeigt werden.
Begrenzung von Sitzungen auf Teilkonferenzen (Tracks)Extra -Modul benötigtChairs von Teilkonferenzen (Tracks) können Präsentationen zu den Sitzungen der ihnen zugeordneten Tracks zuweisen.
Farbliche MarkierungenxSitzungen können zur Gruppierung oder Hervorhebung mit verschiedenen Farben hinterlegt werden.
Mobiler KonferenzassistentExtra-App benötigtConfTool Pro bietet eine Schnittstelle zur mobilen Konferenz-App "Conference4me" (für iOS und Android-Geräte). Informationen zum Veranstaltungsprogramm sowie Zusammenfassungen / Abstracts oder Übersichtslisten von Autoren können damit leicht exportiert werden. Die App ist für Nutzer kostenlos, für die Einrichtung dieses Services für Ihre Veranstaltung wird allerdings eine Gebühr berechnet.

Optionen für die Teilnehmerregistrierung

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Festlegung von Teilnehmergruppen mit unterschiedlichen PreisenxxErstellung frei definierbarer Teilnehmergruppen (wie z.B. reguläre Teilnehmer, Mitglieder, Studenten) und Festlegung unterschiedlicher Preise für einzelne Veranstaltungen / Produkte im Anmeldeformular.
Zugang zu Veranstaltungen / Produkte nur für bestimmte TeilnehmergruppenxDer Zugang zu bestimmten Veranstaltungen oder Produkten kann in Abhängigkeit zur gewählten Teilnehmergruppe festgelegt werden.
ZeitrabattexxOption zur Einrichtung von Preisnachlässen in Abhängigkeit zum Anmeldezeitpunkt (z.B. Frühbuchernachlass, Vor-Ort-Registrierung). Die korrekte Anmeldegebühr wird automatisch durch den Zeitpunkt der Anmeldung festgelegt.
Zugangsschutz zu bestimmten Teilnehmergruppen durch RabattcodesxOptional: Es können für jede Teilnehmergruppe Codes vergeben werden, so dass nur ein ausgewählter Kreis an Personen auf bestimmte Preise oder Optionen Zugriff hat. Es können mehrfach gültige oder eindeutige Codes verwendet werden.
Erstellung der Optionen (Veranstaltungen, Produkte, Positionen) für das RegistrierungsformularxxEinfache Erstellung einer beliebigen Anzahl an Auswahlmöglichkeiten im Anmeldeformular, wie z.B. Hauptkonferenz, Rahmenprogramm, Ausflüge, Merchandizing.
Spezielle Optionen für Veranstaltungen / ProduktexMöglichkeit für Teilnehmer für die Eingabe von Anmerkungen, für die Abrechnung von Buchungen pro Nacht oder Tag, Ergänzung zusätzlicher Auswahlboxen. Events können auswählbar oder verpflichtend sein und es sind kostenlose Veranstaltungen / Produkte möglich.
Festlegung Maximalzahl an Buchungen pro Veranstaltung / ProduktxAusgebuchte Veranstaltungen / ausverkaufte Produkte werden im Anmeldeformular als nicht mehr verfügbar gekennzeichnet.
Teilnehmerstatistik mit Veranstaltungen, Teilnehmerstatus und RechnungssummenxxFiltermöglichkeit der Teilnehmer nach Veranstaltung / Produkt und weiteren Kriterien.
Automatische Erstellung von RechnungenxxDas System erstellt Rechnungen, basierend auf den jeweils gebuchten Veranstaltungen / Produkten.
Erstellung von vorläufigen RechnungenxOrganisatoren können vorläufige (Pro-Forma-)Rechnungen ohne Rechnungsnummer generieren lassen. Diese werden automatisch in eine "normale", mit Rechnungsnummer versehene Rechnung, umgewandelt, sobald die Teilnahme durch die Organisatoren im System bestätigt oder die Zahlung eingetragen wurde.
MehrwertsteuerausweisungxxOrganisatoren können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze festlegen und jeder Veranstaltung / jedem Produkt separat zuordnen.
Verschiedene Möglichkeiten der MehrwertsteuerberechnungxRechnungserstellung mit folgenden Wahlmöglichkeiten: Preise ohne Steuern, als Bruttobeträge (MwSt. bereits enthalten) oder als Nettobeträge mit separat ausgewiesener MwSt. und entsprechend allen gültigen EU-Richtlinien.
Extra-Module für EU-spezifisches Rechnungshandling mit MwSt. (inklusive einer Online-Überprüfung der Gültigkeit der VAT-Nummern) sind auf Anfrage und gegen Gebühr erhältlich.
Seriendruck von Rechnungen und QuittungenxOrganisatoren können einen Serienausdruck der Rechnungen erstellen.
Import von Benutzern mit Einladung zur TeilnahmexImport von Personendaten aus einer Liste im CSV-Format, und E-Mail-Versand von Einladungsschreiben mit individuellen Registrierungscodes.
Anonyme Einladungen mit EinladungscodesxErstellung von Listen durch Organisatoren mit eindeutigen, personalisierten oder anonymen Einladungscodes, die dann z.B. an Sponsoren oder Geschäftspartner verteilt werden können.
Einladungsschreiben an AutorenxAutoren / Vortragende haben Zugriff auf automatisch generierte Einladungsschreiben (im PDF-Format).
Visa-EinladungsschreibenxConfTool generiert Visa-Einladungsschreiben (im PDF-Format) für Autoren und Vortragende.
TeilnahmebestätigungenxConfTool generiert Teilnahmebestätigungen (im PDF-Format) für Teilnehmer.
Filterfunktion für Teilnehmer nach Veranstaltung oder ProduktxNützlich z.B. für die Ermittlung der exakten Teilnehmeranzahl für eine Exkursion oder bei der Festlegung der genauen Anzahl benötigter Konferenzbände.
Serienausdruck aus der Liste aller Anmeldungen für eine Veranstaltung oder ein ProduktxSeriendruck einer Übersicht aller gebuchter Optionen für alle angemeldeten Teilnehmer in einem Arbeitsschritt.
Online-TeilnehmerlistexMöglichkeit für Teilnehmer, auf einer Online-Teilnehmerliste zu erscheinen und so schon vor Beginn der Veranstaltung mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten; die Liste kann die kompletten Kontaktinformationen sowie ein Foto beinhalten.
Konsistenzprüfung der TeilnehmerdatenxAbgleich aller gebuchter Optionen mit den dazugehörigen Zahlungen; Abgleich der Teilnehmerangaben in allen Bereichen auf Konsistenz (z.B. Abgleich der Schreibweise des Namens in Listen und auf dem Namensschild).
Fristen für die TeilnehmeranmeldungxxFestlegung des Zeitrahmens, in dem sich Benutzer zur Teilnahme anmelden können.
Berechtigung der Überarbeitung von TeilnehmeranmeldungenxDie Organisatoren können den Teilnehmern erlauben, ihre Anmeldung oder Teile davon später noch zu überarbeiten (z.B. weitere Veranstaltungen / Produkte hinzuzubuchen).
Bitte beachten Sie: ConfTool generiert in diesen Fällen keine zusätzlichen Rechnungen, sondern aktualisiert lediglich die bereits bestehenden Rechnungen mit den später noch hinzugekommenen Buchungen.
Berechtigung zur Stornierung durch Teilnehmer(x)Auf Anfrage: Organisatoren können den Teilnehmern die Möglichkeit einräumen, ihre Anmeldung im System direkt zu stornieren.
Beschränkung des Zugangs zur Teilnehmeranmeldung auf Autoren oder VortragendexBeschränkt die Möglichkeit zur Teilnehmeranmeldung auf bestimmte Benutzergruppen, wie z.B. Autoren oder Vortragende.
Begutachtung Ihres Formulars zur TeilnehmeranmeldungxEine Überprüfung Ihrer Konfiguration des Anmeldeformulars ist in den Lizenzgebühren enthalten. Sie erhalten von uns Feedback und Optimierungsvorschläge.
Einrichtung des Formulars zur Teilnehmeranmeldung durch Mitarbeiter der ConfTool GmbHxSie können das ConfTool-Team mit der Erstellung des Anmeldeformulars beauftragen. Die Kosten hierfür sind abhängig vom Arbeitsaufwand.

Vor-Ort-Nutzung von ConfTool (Internet-Zugang wird benötigt)

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Check-In und Vermerken angekommener TeilnehmerxxMit ConfTool können die Teilnehmer am Registrierungsschalter vor Ort eingecheckt und die Ankunft im System vermerkt werden.
Benutzerrolle für Check-In / Frontdesk-MitarbeiterxxSpezielle "Frontdesk"- Benutzerrolle für Personen, die ausschließlich am Check-In arbeiten, z.B. freiwillige studentische Helfer. Der Datenbankzugriff ist beschränkt auf die für den Check-In benötigten Daten und Zahlungsinformationen.
Schnelles Auffinden von TeilnehmernxxVerschiedene Suchfunktionen zum Auffinden von angekommenen Personen in den Teilnehmer- und Benutzerlisten und Zugriffsmöglichkeit auf weitere Informationen.
EchtzeitlistenxxAlle mit dem System arbeitenden Organisatoren haben Zugriff auf jederzeit aktuelle Listen.
Quittungen, Rechnungen und AnmeldebetätigungenxConfTool bietet eine Funktion zum Seriendruck aller Rechnungen, Zahlungsquittungen sowie Anmeldebestätigungen. Auf den Quittungen können Teilnehmer, deren Zahlung nicht pünktlich eingegangen ist, ihre Teilnahme per Unterschrift gegenüber den Organisatoren bestätigen.
Datenexport und Druckfunktion für TeilnehmerlistenxxDatenexport und Druckfunktion für detaillierte Teilnehmerlisten als zusätzliches Backup, falls das lokale Netzwerk vor Ort einmal nicht stabil funktionieren sollte.

Zahlungsoptionen

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Festlegung der Zahlungsoptionen durch OrganisatorenxxDas System bietet mehrere Zahlungsoptionen, die jederzeit aktiviert bzw. deaktiviert werden können.
Zahlungen per BanküberweisungxxTeilnehmer überweisen ihre Teilnahmegebühren direkt auf das Konto der Organisatoren.
Zahlungen per Scheck-EinreicherxxTeilnehmer senden einen Scheck an die Organisatoren zur Verrechnung.
BarzahlungenxxTeilnehmer zahlen bar am Registrierungsschalter.
Zahlungen via PayPal(x)xZahlungsmöglichkeit via PayPal ist in ConfTool Pro bereits integriert: Alle Zahlungsinformationen werden automatisch ins System übertragen.
(Die Standard Version bietet nur eine einfache Integration von PayPal, ohne automatische E-Mails oder Rückbuchungen.)
Zahlungen via Skrill (Moneybookers)xZahlungsmöglichkeit für Onlinebezahlung via Skrill (ehemals Moneybookers) ist in ConfTool Pro bereits integriert.
Zahlungen via StripexZahlungsmöglichkeit für Kreditkartenzahlungen online via Stripe ist in ConfTool Pro bereits integriert.
Zahlung per SOFORT ÜberweisungxDer Dienst SOFORT Überweisung erlaubt den direkte Empfang von Zahlungen per Online-Banking aus vielen Ländern der Euro-Zone.
Kreditkartenzahlungen via Fax-FormularxConfTool generiert für den Teilnehmer ein Formular, das ausgedruckt, mit den entsprechenden Angaben zur Zahlung ausgefüllt und dann an die Organisatoren gemailt/gefaxt werden kann.
KreditkartenzahlungenxZahlung über externe Kreditkarten-Gateways: Für die Pro-Version stehen Zusatzmodule zur Anbindung an über 25 verschiedene Online-Zahlungssysteme zur Verfügung. Auf Anfrage können für bisher noch nicht nachgefragte Gateways Zusatzmodule neu programmiert werden (es fallen jeweils zusätzliche Gebühren an).
Manuelle Eingabe und Bearbeitung von ZahlungenxxOrganisatoren können Zahlungsvorgänge / den Zahlungsstatus für jede Registrierung manuell ins System eingeben.
Automatische Erfassung von Online-ZahlungenxBei Nutzung von Kreditkartengateways wird die Zahlungsliste automatisch nach jedem neuen Zahlungseingang aktualisiert.
Liste aller ZahlungsvorgängexZahlungsprotokoll mit allen eingegangenen Zahlungen, Zahlungserstattungen sowie Teilzahlungen zur Überwachung der Zahlungsvorgänge.
Unterstützung mehrerer Währungen für eine Tagung(x)Nur eingeschränkte Unterstützung: Lediglich eine Hauptwährung pro Konferenz wird unterstützt; weitere Währungen mit dazugehörigen Umtauschraten können aber für jedes Land einzeln definiert werden.
Filterfunktion: Säumige Zahler in TeilnehmerlistexEinfache Identifikation von säumigen Zahlern und Versand von Zahlungserinnerungen.
Aktualisierung der Zahlungsweise durch TeilnehmerxTeilnehmer können die Möglichkeit erhalten, die gewählte Zahlungsmethode nach erfolgter Anmeldung selbst zu ändern.
Automatische Erstellung von Rechnungen und QuittungenxxConfTool erstellt automatisch Rechnungen mit MwSt. und sendet Teilnehmern einen Link für den einfachen Zugriff auf ihre Rechnung ohne vorheriges Einloggen.
Seriendruck von Rechnungen und QuittungenxOrganisatoren können alle Rechnungen oder auch eine gefilterte Liste an Rechnungen in einem Arbeitsgang erstellen.
Beschränkung der Online-Zahlungsmöglichkeiten auf bestimmte LänderxFunktion zur Vorbeugung von Missbrauch: Hilft beim Aufspüren von Personen, die sich mit gestohlenen Kreditkartendaten als Teilnehmer anmelden, um eine Einladung und ein Visum für das Land des Veranstalters zu bekommen.

E-Mail-Versand mit ConfTool

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Automatischer Versand von Bestätigungs-E-MailsxxBenutzer erhalten automatisch Bestätigungs-E-Mails für wichtige Vorgänge, wie z.B. Beitrags- oder Gutachteneinreichungen, Anmeldungen oder Zahlungseingänge.
Pro-Version: Weitere Einstellmöglichkeiten für den Versand automatisch generierter Bestätigungs-E-Mails und Optionen zur Anpassung des Textes dieser Bestätigungs-E-Mails.
Versand von Blindkopien der System-E-Mails an festgelegte E-Mail-Adresse(x)xPro-Version: Einstellmöglichkeit für Versand einer Blindkopie der Bestätigungs-E-Mails an Organisatoren, z.B. bei Anmeldungen, Einreichungen, Gutachten, Erwiderungen (Rebuttals) und Zahlungen.
Funktion zum Versand von Serien-E-MailsxxVersand von personalisierten Serien-E-Mails an einzelne Benutzergruppen, wie z.B. Autoren, Gutachter und Teilnehmer.
Die Pro-Version bietet viele zusätzliche Optionen, Filter und Codes (für das Einfügen von Inhalten aus der Datenbank) für den Serien-E-Mail-Versand.
FilterfunktionenxViele Filteroptionen für genaue Identifikation und Ansprache von bestimmten Zielgruppen.
Unformatiertes Reintext-FormatxxGut anwendbar mit allen E-Mail-Programmen der Empfänger und definitiv ohne Darstellungsprobleme. Kleine Größe der Mails und geringes Risiko, als Spam-E-Mail eingestuft zu werden.
HTML-FormatxMit dem Online-Editor können optional E-Mails im HTML-Format mit Textformatierung und mit Bildern erstellt werden.
Serien-E-Mail-Versand inklusive AnlagenxEine Anlage kann angehängt werden (voreingestellte maximale Größe: 200KB).
Versand von E-Mails in allen installierten Sprachen möglichx
Versand von Erinnerungs-E-Mails an eingeladene PersonenxVerwendung der Liste der Einladungen für Erinnerungs-E-Mails an eingeladene Personen mit ausstehender Antwort.
Personalisierte Ansprache in Serien-E-Mails durch CodesxxVerschiedene Platzhalter können zur Erstellung von personalisierten E-Mails eingesetzt werden.
Die Pro-Version bietet viele zusätzliche Codes.
Nachverfolgung der E-Mail-KommunikationxÜberblick über die gesamte Kommunikation: Versand von Kopien aller E-Mails an eine von den Organisatoren festgelegte E-Mail-Adresse.

Datenimport / Datenexport

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
DatenexportxxDatenexport aus ConfTool in andere Systeme.
Deutlich mehr Exportformate und -optionen in der Pro Version.
Exportformate: Excel, XML oder CSVnur CSVxImport der exportierten Daten in viele gängige Programme, wie z.B. Excel, Open Office, Filemaker.
Leichte Weiterverarbeitungsmöglichkeit der exportierten Daten mit XML-Export.
Export aller EinladungenxFiltermöglichkeit nach Grund der Einladung.
Export der Informationen aus Einreichungen und Gutachten(x)xKann z.B. Zusammenfassungen / Abstracts, Informationen über Uploads und Details zum Gutachten beinhalten. Filtermöglichkeit nach Autoren, Gutachtern, PK-Mitgliedern, Gutachten, Sitzungen, Annahmestatus und Konferenztrack.
Export der Teilnehmerinformationen(x)xExport einer einfachen oder detaillierten Liste von Teilnehmerdaten (z.B. für die Erstellung von Namensschildern).
Pro-Version: Export der Informationen über gebuchte Veranstaltungen oder Produkte. Filtermöglichkeit nach Veranstaltung oder Produkt.
Export der Zahlungsinformationen(x)xExport der Liste aller Zahlungen und Zahlungserstattungen.
Optional: inklusive gelöschter, zurückgezogener und stornierter EinträgexBerücksichtigt Daten von gelöschten Benutzern, zurückgezogenen Beiträgen sowie stornierten Teilnehmeranmeldungen.
Import von Benutzern aus CSV-DateienxImport von Benutzern aus anderen Systemen, die einen Datenexport im CSV-Format ermöglichen.
Minimal erforderliche Datenbasis: Vorname, Nachname und E-Mail-Anschrift.
Erstellung von Einladungen aus CSV-DateienxImport von Personen für Einladungen (z.B. als Autoren, Gutachter oder Teilnehmer) aus anderen Systemen, die einen Datenexport im CSV-Format bieten.
Erstellen von persönlichen E-Mail-Einladungen.
Minimal erforderliche Datenbasis: Vorname, Nachname und E-Mail-Anschrift.
Während Datenimport: Abgleich mit bereits vorhandenen EinträgenxVorhandene Einträge werden aktualisiert.
Zuweisung von Benutzerrollen an importierte BenutzerxWährend des Datenimports können verschiedene Benutzerrollen vergeben werden, wie z.B. Gutachter, PK-Mitglied oder Vorsitzender (Chair).
Import: Auswahl an E-Mail-OptionenxSenden einer Bestätigung an alle importierten Benutzer über ihre Anmeldung im System mit Benutzername und Passwort.
Überprüfung aller E-Mail-Adressen auf Gültigkeit.

Software und Hardware - Sicherheitsmerkmale

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Datenschutz / VertraulichkeitxxAlle Daten bleiben Eigentum des Kunden und werden von der ConfTool GmbH niemals verwendet, verwertet oder weitergeleitet.
Server-StandortxAlle Server stehen in kommerziellen deutschen Rechenzentren, die täglich 24-stündige Servicezeiten bieten.
Ausfallsicherheit des SystemsxAlle Server verwenden Server-Hardware, befinden sich in modernen Datacenterparks und sind mit Hardware-RAID-Systemen mit einer redundanten Anordnung von Festplatten ausgestattet.
Ausfallsicherheit des Netzwerks durch vielfach redundante Upstreams.
Bei Serverausfall stehen Backup-Server zur Verfügung.
Betriebssystem und SicherheitsupdatesxAlle Server laufen unter Linux. Wir führen täglich Sicherheitsupdates durch.
Leistungsfähigkeit und SkalierbarkeitxConfTool Pro läuft reibungslos auch bei großen Veranstaltungen mit mehreren tausend Benutzern, Einreichungen und Teilnehmern.
“Offizielle” HTTPS-Zertifikate von ComodoAbhängig von Server-KonfigurationxAlle Datentransfers erfolgen verschlüsselt über SSL/https. Die Extended-Validation-Zertifikate werden durch Comodo ausgestellt und sind mit allen Browsern kompatibel.
Firewall: Schutz der ServerxAlle Server sind durch eine Firewall geschützt; nur die benötigten Dienste sind aktiviert.
VirenschutzxAlle Datei-Uploads werden auf Viren gescannt. Virendefinitionen werden täglich aktualisiert.
DatenbanksicherungxDie Datenbanksicherung erfolgt mindestens acht Mal täglich auf zwei zusätzlichen Servern. Die Sicherungen werden für mindestens drei Monate vorgehalten.
PCI-DSS Konformität für Online-ZahlungenxAlle angebotenen Zahlungsmodule erfüllen die PCI Security Standards. Unsere Server werden regelmäßig durch die Firma Comodo auf Einhaltung dieser Regeln überprüft.
DNSBL-Tests und SPF-KonformitätxDie Konfiguration minimiert das Risiko, dass E-Mails als Spam identifiziert werden.
Wir bieten zudem für jede Konferenz eigene ConfTool Absende-E-Mail-Adressen an, die Probleme mit SPF- und Spam-Filtern vermeiden.
RAID-1 Multiple-Disk-Drive-SpeicherungxRedundante Datenspeicherung für alle Systeme.
Dediziertes HostingxDie Server werden ausschließlich für das ConfTool-System genutzt.
Kompatibilität mit mobilen EndgerätenxDie ConfTool Software wird regelmäßig mit Browsern unter Android und iOS getestet.
Unterstützung der meistgebräuchlichen Web-Browserxz.B. Firefox 2+, Internet Explorer 7+, Chrome, Safari 3+.
Verfügbarkeit der Server
> 99%
xIn der Vergangenheit lag die Verfügbarkeit der Server immer deutlich über 99,5% pro Jahr.
Server-MonitoringxAlle Server werden ständig überwacht. Zugriffsprobleme und Fehlermeldungen werden automatisch per E-Mail und SMS an das ConfTool-Team übermittelt.
Zwei-Faktor-AuthentisierungxConfTool Pro unterstützt die Zwei-Faktor-Authentisierung mit Google Authenticator und Yubikey.
Zeitbegrenzung (Timeout) für Sitzung xUnterschiedliche "session timesouts" können für unterschiedliche Benutzergruppen definiert werden.

Anwendungs- und Darstellungsoptionen

MerkmalVSIS ConfToolConfTool ProBemerkungen
Volle Unterstützung von Unicode durch Verwendung von UTF8xxEs können die Zeichen aller weltweit verfügbaren Sprachen verwendet werden.
LokalisierungenxxConfTool ist in über 10 verschiedenen Sprachen verfügbar. Weitere Sprachen können auf Anfrage hinzugefügt oder auch von den Organisatoren ohne Programmierkenntnisse erstellt werden. Das Anfertigen einer neuen Übersetzung ist jedoch ein sehr aufwendiger Prozess.
Mehrsprachiges InterfacexConfTool Pro kann in bis zu vier Sprachen gleichzeitig installiert werden.
Anzeige der Übersichtslisten in SeitenmodusxBei allen Übersichtslisten kann die Anzahl der angezeigten Einträge pro Seite ausgewählt werden.
Such- und FilterfunktionenxFür jede Übersichtsliste stehen verschiedene Such- und Filterfunktionen zur Verfügung.
Gehosteter ServicexConfTool Pro wird als Dienst auf unseren Servern bereitgestellt (SaaS).
Lokale Installationx(x)Bei Pro auf Anfrage: Lokale Installation auf dem Kundenserver (nur für deutsche Kunden).
Speicherung der Konfiguration des Kunden für zukünftige KonferenzenxDas Einspielen einer früheren Konfiguration erleichtert den Konfigurationsprozess, da die bereits vorhandenen Einstellungen nur angepasst werden müssen.
Design und FarbgestaltungxOptische Anpassung der ConfTool Software: Übernahme von Farbschema und Seitenkopf der Kundenwebseite.

Sie können die Leistungsmerkmale auch in den Demoversionen testen.